Was muss auf einer Rechnung stehen?

Kurzantwort

Auf einer üblichen Rechnung mit Umsatzsteuerausweis stehen insbesondere vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, einmalige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt sowie nach Steuersätzen getrennte Entgelte und Steuerbeträge. Prüfe zuerst deinen Rechnungsfall: Für Kleinbeträge und für Kleinunternehmer gelten eigene Mindestangaben.

Zuerst den richtigen Rechnungsfall wählen

Diese Prüfhilfe behandelt inländische Rechnungen im normalen Geschäftsalltag. Die ausführliche Liste im nächsten Abschnitt orientiert sich an § 14 Absatz 4 UStG für eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis. Sie ist keine pauschale Liste für jeden Sonderfall.

Bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag kann § 33 UStDV die Angaben vereinfachen. Maßgeblich ist der gesamte Rechnungsbetrag, nicht der Wert einer einzelnen Position. Für die dort genannten Sonderumsätze, etwa nach § 13b UStG, gilt diese Erleichterung nicht.

Ist dein Umsatz nach der Kleinunternehmerregelung steuerfrei, prüfst du die Mindestangaben nach § 34a UStDV. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dort nicht als eigene Mindestangaben aufgeführt; für nachvollziehbare Abläufe bleiben sie sinnvoll. Auslandsfälle, Anzahlungen, Selbstabrechnung und weitere Sonderfälle brauchen eine gesonderte Prüfung.

Prüfliste für eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis

Gehe die Liste vor dem Versand mit deinen tatsächlichen Daten durch. Die Angaben müssen den konkreten Leistungsvorgang nachvollziehbar machen. Eine korrekte Summe allein genügt dafür nicht.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Rechnungsempfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Eine beliebige persönliche Identifikationsnummer ersetzt diese Angabe nicht.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Fortlaufende Rechnungsnummer, die du innerhalb deiner verwendeten Nummernkreise einmalig vergibst.
• Menge und Art gelieferter Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung. „Dienstleistung“ ohne nähere Beschreibung ist als Arbeitsgrundlage zu ungenau.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Bei bereits erhaltenen Anzahlungen können zusätzliche Zeitangaben relevant sein.
• Entgelt nach Steuersätzen und gegebenenfalls Steuerbefreiungen getrennt; im Voraus vereinbarte Minderungen aufführen, soweit sie nicht bereits berücksichtigt sind.
• Angewandter Steuersatz und zugehöriger Steuerbetrag; bei Steuerbefreiung ein passender Befreiungshinweis statt eines unberechtigten Steuerausweises.
• Bei den in § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG genannten Fällen zusätzlich den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers prüfen.
• Bei vereinbarter Abrechnung durch den Leistungsempfänger oder seinen beauftragten Dritten die Bezeichnung „Gutschrift“ prüfen. Das ist nicht einfach die Bezeichnung für jede Stornorechnung.

Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt getrennt kontrollieren

Das Rechnungsdatum beschreibt die Ausstellung. Der Leistungszeitpunkt beschreibt, wann du geliefert oder gearbeitet hast. Die beiden Angaben können zusammenfallen, müssen es aber nicht.

Nach § 31 Absatz 4 UStDV kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Bei einem nachvollziehbaren Leistungszeitraum übernimmst du die tatsächlichen Daten statt einfach das heutige Datum einzusetzen.

Fehlen Angaben oder stimmen sie nicht, beschreibt § 31 Absatz 5 UStDV die Berichtigung durch ein eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogenes Dokument. Verwende eine Rechnungsnummer nicht einfach ein zweites Mal für einen anderen Vorgang.

Was zusätzlich hilft, aber die Pflichtfelder nicht ersetzt

Ein eindeutiger Betreff, Kundennummer, Zahlungsziel und Bankverbindung erleichtern die Bearbeitung. Sie ersetzen weder Leistungsangaben noch die steuerlich erforderlichen Angaben. Vertraglich vereinbarte Anforderungen können hinzukommen.

Halte in deinem eigenen Ablauf fest, wann die Rechnung verschickt wurde und wann bezahlt wurde. Eine Vorlage mit Rechnungsbuch kann dabei helfen; ein Versand oder Zahlungseingang wird dadurch nicht automatisch nachgewiesen.

Ein PDF ist keine strukturierte E-Rechnung

§ 14 UStG unterscheidet strukturierte E-Rechnungen von sonstigen Rechnungen. Ein gewöhnliches PDF aus einem Tabellenprogramm oder unserem Generator ist für sich genommen keine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.

Für nach 2024 und vor 2027 ausgeführte Umsätze erlaubt § 27 Absatz 38 UStG während der Übergangszeit noch sonstige Rechnungen. Für ein gewöhnliches elektronisches Format wie PDF ist dabei die Zustimmung des Empfängers zu beachten. Für 2027 gibt es unter anderem eine Verlängerung bei einem Vorjahresgesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro; prüfe den für deinen Umsatz geltenden Zeitpunkt.

Das BMF erläutert die Ausnahmen und den Empfang: Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die besondere Ausnahme von der Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer beseitigt diese Empfangsanforderung nicht. Bei öffentlichen Auftraggebern können zusätzliche Vorgaben gelten.

Drei Kontrollen direkt vor dem Versand

• Angaben: richtigen Rechnungsfall wählen, Stammdaten und steuerliche Nummer kontrollieren, Leistungsbeschreibung und Zeitpunkt zuordnen.
• Beträge: Positionswerte, vereinbarte Minderungen, Steuersätze, Steuerbeträge und Endsumme separat nachrechnen.
• Format und Ablauf: zulässiges Rechnungsformat und Empfängeranforderungen prüfen, eindeutige Nummer und Versand im eigenen Ablauf festhalten.

Grenzen dieser Prüfhilfe

Der Quellenstand ist der 28. Oktober 2026. Die Recherche und das fiktive Beispiel ersetzen keine fachliche Prüfung deines Einzelfalls. Insbesondere grenzüberschreitende Umsätze, Steuerschuldnerschaft des Empfängers, Anzahlungen und besondere Abrechnungsverfahren werden hier nicht abschließend behandelt.

Nachvollziehbares Beispiel

Fiktive Rechnung prüfen: Die Summe stimmt, eine Angabe fehlt

Annahmen:

• Inländische Beispiel-Leistung mit Regelbesteuerung zu 19 Prozent; keine Kleinunternehmerregelung.
• Drei Beratungsstunden zu je 120,00 Euro und Material zu 40,00 Euro netto. Der Betrag liegt über 250 Euro.
• Beispielrechnung 2026-0042, Ausstellungsdatum 28.10.2026, Leistungszeitraum 20.–22.10.2026. Namen und Anschriften beider Seiten seien vollständig; das Feld für Steuernummer/USt-IdNr. ist im fiktiven Prüffall leer.

1. 3 × 120,00 Euro = 360,00 Euro; mit 40,00 Euro Material ergeben sich 400,00 Euro netto.
2. 400,00 Euro × 19 Prozent = 76,00 Euro Umsatzsteuer; 400,00 + 76,00 = 476,00 Euro Rechnungsbetrag.
3. Die Pflichtangaben separat abhaken: Im beschriebenen Prüffall fehlt trotz korrekter Beträge die steuerliche Nummer des Ausstellers.

Ergebnis: 476,00 Euro sind rechnerisch richtig. Vor dem Versand ist die fehlende Steuernummer oder USt-IdNr. zu ergänzen und die vollständige Rechnung zu prüfen.

Gegenprüfung: Gegenrechnung von Hand: 3 × 120 + 40 = 400; 400 × 0,19 = 76; 400 + 76 = 476. Angabenprüfung getrennt gegen § 14 Absatz 4 UStG; zusätzlich mit unabhängigen Dezimalrechnungen im Test nachgerechnet.

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