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Rechnungen schreiben und Zahlungen überblicken

Kunden und Leistungen einmal hinterlegen, die Rechnung ausfüllen und als PDF speichern. Im Rechnungsbuch behältst du erfasste Rechnungen, Fälligkeiten und Zahlungseingänge im Blick.

Rechnungsvorlage mit Rechnungsbuch, Kundenliste und Leistungskatalog Bild vergrößern
A4-Rechnung mit Positionen, Steuerbeträgen und Bankverbindung Eingabebereich neben der druckbaren Rechnung Rechnungsbuch mit offenen, überfälligen und bezahlten Rechnungen Startblatt mit Jahresübersicht, offenen Beträgen und Monatsdiagramm

Das bekommst du

Dateien & Voraussetzungen

  • PDFKurzanleitung.pdf
  • XLSXRechnungsvorlage.xlsx
  • XLSXRechnungsvorlage_Demo.xlsx

Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.

Programme laut Produktbeschreibung

  • Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
  • Google Sheets (kostenlos, auch am Handy)
  • LibreOffice Calc (kostenlos)

Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.

Anleitung

So arbeitest du mit der Vorlage

Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.

  1. Einmal einrichten

    Blatt „Start“

    Firmendaten, Bankverbindung, Steuernummer oder USt-IdNr. und „Kleinunternehmer Ja/Nein“ eintragen. Präfix der Rechnungsnummer, Zahlungsziel und Texte stehen darunter.

    Beispielansicht: Einmal einrichten

  2. Kunden und Leistungen anlegen

    Blatt „Kunden“

    Unter „Kunden“ die Adressen, unter „Leistungen“ deine Preise mit Einheit und USt-Satz. Danach wählst du beides auf der Rechnung aus der Liste.

  3. Rechnung schreiben

    Blatt „Rechnung“

    Rechts im gelben Bereich Kunden wählen, Rechnungs- und Leistungsdatum eintragen, bis zu 12 Positionen. Links entsteht die Rechnung, die Nummer schlägt die Vorlage vor. Das Feld „Prüfung“ zeigt, ob noch etwas fehlt.

    Beispielansicht: Rechnung schreiben

  4. Ins Rechnungsbuch übertragen

    Blatt „Rechnungsbuch“

    Die Werte aus dem grauen Kasten „Für das Rechnungsbuch“ in die nächste freie Zeile übertragen. Ist das Geld da, „bezahlt am“ eintragen: Der Status wechselt von offen über überfällig zu bezahlt.

    Beispielansicht: Ins Rechnungsbuch übertragen

Drucken und als PDF speichern

Druckfertig ist das Blatt „Rechnung“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF. Gedruckt wird nur die Rechnung (Spalten A bis H), der gelbe Eingabebereich erscheint nicht im PDF.

Grenzen

  • Die Vorlage erstellt PDF-Rechnungen, keine E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD). Für Rechnungen an andere Unternehmen gilt in Deutschland schrittweise die E-Rechnungspflicht (Stand 2026).
  • Bis zu 12 Positionen je Rechnung.

Wenn etwas nicht klappt

Ich habe eine falsche Rechnung geschrieben. Darf ich sie löschen?
Nein, keine Lücke in der Nummernfolge lassen. Schreib eine neue Rechnung mit Minus-Beträgen als Storno, die auf die alte Nummer verweist, und danach eine richtige Rechnung.
Die Rechnungsnummer springt nicht weiter.
Die Vorlage zählt die Nummern im „Rechnungsbuch“. Erst wenn die Rechnung dort eingetragen ist, schlägt sie die nächste Nummer vor.
Wie kommt mein Logo auf die Rechnung?
Blatt „Rechnung“ › Einfügen › Bild, dann oben rechts auf die Rechnung ziehen.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie geht es im neuen Jahr weiter?
Im neuen Jahr nur das Präfix auf „Start“ ändern, z. B. von „2026-“ auf „2027-“. Kunden, Leistungen und Rechnungsbuch bleiben.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.

Wiederkehrende Angaben einmal vorbereiten

Auf dem Startblatt hinterlegst du deine Firmendaten und Einstellungen. Die Kundenliste bietet Platz für 200 Kunden, der Leistungskatalog für 100 Leistungen mit Einheit, Nettopreis und Steuersatz.

Auf der Rechnung wählst du Kunde und Leistungen aus oder trägst eigene Positionstexte ein. Bis zu zwölf Positionen, Rabatte, Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum und Platz für dein Logo sind enthalten.

Vom Rechnungsentwurf zur Zahlungsübersicht

Die Vorlage berechnet Netto-, Steuer- und Rechnungsbeträge. Sie unterstützt getrennte Umsatzsteuerbeträge für 7 und 19 Prozent sowie eine Einstellung für Kleinunternehmer. Ob diese Einstellung zu deinem Fall passt, musst du selbst prüfen.

Das Rechnungsbuch hat 600 Zeilen. Nach dem Eintragen der Rechnungswerte werden Fälligkeit und Status berechnet. Das Zahlungsdatum trägst du selbst ein: Eine automatische Bankanbindung gibt es nicht.

So schreibst du deine erste Rechnung

  1. Beispieldatei ansehen; in der leeren Vorlage Firmendaten, Jahr und Einstellungen vorbereiten.
  2. Kunden und Leistungen optional anlegen und die gelben Eingabefelder auf dem Rechnungsblatt ausfüllen.
  3. Prüfhinweise und Rechnung kontrollieren; über dein Tabellenprogramm drucken oder als PDF speichern.
  4. Werte manuell ins Rechnungsbuch übertragen: Dafür gibt es einen grauen Übernahmekasten auf dem Rechnungsblatt. Bei Zahlung das Zahlungsdatum ergänzen.

Die nächste Rechnungsnummer wird anhand des Präfixes und der Einträge im Rechnungsbuch vorgeschlagen. Eine gespeicherte PDF-Datei wird nicht automatisch als neue Zeile ins Rechnungsbuch übernommen.

Vorlage oder kostenloser Generator?

Für eine einzelne Rechnung kannst du den kostenlosen Rechnungsgenerator ohne Kauf ausprobieren. Diese Tabellen-Vorlage ist für deinen eigenen Arbeitsablauf mit wiederverwendbaren Kunden, Leistungen und einer Zahlungsübersicht gedacht.

Wenn du zusätzlich Einnahmen, Arbeitszeiten und Fahrtkosten organisieren möchtest, vergleiche das Selbstständig-Paket. Die Rechnungsvorlage ist dort eine von vier enthaltenen Vorlagen.

Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage

Wie speichere ich meine Rechnung als PDF?
Nutze die Druck- oder PDF-Exportfunktion deines Tabellenprogramms. Gedruckt wird die Rechnung, der seitliche Eingabebereich bleibt auf dem Bildschirm. Die Kurzanleitung beschreibt die Schritte für die unterstützten Programme.
Werden Zahlungen automatisch erkannt?
Nein. Du überträgst die Rechnungswerte ins Rechnungsbuch und trägst Zahlungseingänge selbst ein. Fälligkeit, Status und Jahresübersichten werden aus diesen Angaben berechnet.
Erstellt die Vorlage eine strukturierte E-Rechnung?
Nein. Die Datei dient zum Vorbereiten von Rechnungen für Druck und PDF. Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung. Welche Formate du verwenden darfst und welche Empfangspflichten gelten, klärst du anhand der aktuellen Regeln für deinen Fall. Einen Überblick bietet das Finanzministerium Baden-Württemberg zur E-Rechnung.
Was ist mit Datensicherung und Aufbewahrung?
Du verwaltest die Dateien in deiner eigenen Arbeitsumgebung. Die Vorlage bietet keine unveränderbare Archivierung. Sichere deine Dateien und prüfe die für dich geltenden Aufbewahrungsanforderungen.

Fragen zu Bedienung und Lieferumfang? Nutze die Kontaktwege für Produktfragen.

Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfe Angaben und Ergebnisse vor dem Versand deiner Rechnung.

Passende Hilfen und Vorlagen

Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

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Beispielansichten: Gezeigte Personen und Buchungen sind fiktive Demodaten.