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Deine Arbeitszeit nach Kunden und Projekten ordnen

Arbeitsblöcke eintragen, abrechenbare Stunden überblicken und einen Stundennachweis vorbereiten. Kunden, Projekte und Stundensätze bleiben in deiner eigenen Tabellen-Datei.

Zeiterfassung und Stundenzettel für Freelancer Bild vergrößern
Zeitliste mit Kunde, Projekt, Tätigkeit und berechneten Stunden Druckbarer Stundennachweis mit Kunde, Monat und Unterschriftszeilen Kunden- und Projektliste mit Stundenbudgets und Warnhinweisen Monatsauswertung mit Stunden und Beträgen nach Kunde

Das bekommst du

Dateien & Voraussetzungen

  • PDFKurzanleitung.pdf
  • XLSXZeiterfassung.xlsx
  • XLSXZeiterfassung_Demo.xlsx

Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.

Programme laut Produktbeschreibung

  • Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
  • Google Sheets (kostenlos, auch am Handy)
  • LibreOffice Calc (kostenlos)

Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.

Anleitung

So arbeitest du mit der Vorlage

Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.

  1. Einrichten

    Blatt „Start“

    Jahr, deinen Namen und einen Standard-Stundensatz eintragen, dazu den Abrechnungstakt (1 = minutengenau, 15 = Viertelstunde).

  2. Kunden und Projekte anlegen

    Blatt „Kunden & Projekte“

    Jeden Kunden mit seinem Stundensatz. Projekte sind optional und können einen eigenen Satz und ein Stundenbudget bekommen; ab 80 % erscheint eine Warnung.

    Beispielansicht: Kunden und Projekte anlegen

  3. Zeiten eintragen

    Blatt „Zeiten“

    Pro Arbeitsblock eine Zeile: Datum, Kunde, Projekt, Tätigkeit, Beginn und Ende (z. B. 8:30) und die Pause in Minuten. Stunden und Betrag rechnet die Vorlage.

    Beispielansicht: Zeiten eintragen

  4. Auswerten und nachweisen

    Blatt „Stundennachweis“

    Monatsübersicht unter „Monate“. Für den Kunden auf „Stundennachweis“ Kunde und Monat wählen und drucken.

    Beispielansicht: Auswerten und nachweisen

Drucken und als PDF speichern

Druckfertig ist das Blatt „Stundennachweis“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF. Bei mehr als 45 Einträgen stellst du die Seite auf 2.

Grenzen

  • Der Betrag ist Stunden mal Satz, ohne Umsatzsteuer.
  • Arbeitshilfe, keine rechtssichere Arbeitszeiterfassung für Angestellte.

Wenn etwas nicht klappt

Meine Uhrzeit wird nicht erkannt.
Uhrzeiten immer mit Doppelpunkt eintippen: 8:30 oder 17:15. Mit Punkt oder Komma (8.30, 8,30) erkennt die Tabelle keine Uhrzeit.
Ich kenne nur die Dauer, nicht Beginn und Ende.
Beginn und Ende leer lassen und die Stunden direkt eintragen, z. B. 1,5 für eineinhalb Stunden.
Welcher Stundensatz gilt?
Der Satz in der Zeile, sonst der des Projekts, sonst der des Kunden, sonst der Standard-Stundensatz von „Start“.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie geht es im neuen Jahr weiter?
Kopie der Datei anlegen, neues Jahr einstellen und die alten Zeiten löschen. Kunden und Projekte bleiben.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.

Jeden Arbeitsblock nachvollziehbar eintragen

Du erfasst Datum, Kunde, optional Projekt und Tätigkeit sowie Beginn, Ende und Pause. Die Dauer wird berechnet, auch über Mitternacht. Ist nur die Dauer bekannt, kannst du Stunden direkt eintragen.

Der Abrechnungstakt ist wählbar: minutengenau oder beispielsweise auf die nächste Viertelstunde aufgerundet. Wähle die Einstellung passend zu deiner Vereinbarung. Nicht abrechenbare Zeiten zählen zu den Stunden, aber nicht zum berechneten Umsatz.

Budgets und Auswertungen im Blick behalten

Für 40 Kunden und 80 Projekte kannst du Stundensätze hinterlegen. Ein manuell eingetragener Satz je Zeile hat Vorrang vor Projekt-, Kunden- und Standardsatz. Die Beträge werden ohne Umsatzsteuer berechnet.

Stundenbudgets je Projekt zeigen erfasste Stunden und Restbudget. Eine Ampel warnt ab 80 Prozent. Startblatt und Monatsauswertung fassen Stunden, abrechenbare Zeit und berechnete Beträge zusammen.

Von der Zeile zum Stundennachweis

  1. Beispieldatei ansehen und in der leeren Vorlage Jahr, Name, Stundensatz und Abrechnungstakt vorbereiten.
  2. Kunden und bei Bedarf Projekte mit Stundenbudget anlegen.
  3. Arbeitsblöcke erfassen und Prüfhinweise wie fehlendes Ende oder eine zu lange Pause bearbeiten.
  4. Kunde und Monat für den Stundennachweis wählen, Angaben kontrollieren und den Nachweis drucken oder über dein Tabellenprogramm als PDF speichern.

Der A4-Nachweis lässt sich mit oder ohne Beträge ausgeben. Er zeigt bis zu 45 Einträge je Seite; für weitere Einträge stellst du die nächste Seite ein und druckst erneut. Die Summe berücksichtigt alle passenden Einträge.

Aus erfasster Zeit wird ein eigener Rechnungsschritt

Die Zeiterfassung erzeugt keine Rechnung. Du kannst geprüfte Werte selbst in den kostenlosen Rechnungsgenerator übernehmen oder die Rechnungsvorlage mit Rechnungsbuch ansehen.

Wenn du zusätzlich EÜR und Fahrtkosten organisieren möchtest, vergleiche das Selbstständig-Paket. Die Zeiterfassung ist dort eine von vier enthaltenen Vorlagen.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Startet die Datei automatisch einen Timer?
Nein. Du trägst Zeiten oder eine bekannte Dauer selbst ein. Es gibt keine Hintergrundaufzeichnung deiner Arbeit.
Wie gebe ich Uhrzeiten und Pausen ein?
Uhrzeiten mit Doppelpunkt eingeben, beispielsweise 8:30. Die Pause wird in ganzen Minuten erfasst und von der Dauer abgezogen. Für eine bekannte Dauer wie eineinhalb Stunden kannst du „Stunden direkt“ mit 1,5 ausfüllen.
Wie werden Arbeiten über Mitternacht behandelt?
Beginn 22:00 und Ende 1:30 ergeben ohne Pause 3,50 Stunden. Kontrolliere die berechnete Dauer und die gewählte Rundung vor der Abrechnung.
Kann ich die Datei im nächsten Jahr weiterverwenden?
Lege eine neue Kopie an, passe das Jahr an und entferne die alten Zeitzeilen aus der neuen Arbeitskopie. Kunden und Projekte können erhalten bleiben. Sichere die bisherige Datei separat.

Fragen zur Bedienung oder zum Umfang? Nutze die Kontaktwege für Produktfragen.

Die Vorlage ist eine Organisationshilfe. Prüfe Eingaben und Ergebnisse vor der Weiterverwendung; eine rechtliche Eignung für besondere Arbeitszeit- oder Nachweispflichten wird nicht zugesagt.

Passende Hilfen und Vorlagen

Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

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