Rechnung für Kleinunternehmer: Angaben und Beispiel

Kurzantwort

Bei einem nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus. § 34a UStDV verlangt insbesondere vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, eine zulässige steuerliche Nummer des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Prüfe zuerst, ob die Kleinunternehmerregelung für deinen Umsatz tatsächlich gilt.

Vor dem Ausfüllen: Gilt die Regelung für deinen Umsatz?

Für den inländischen Standardfall nennt § 19 Absatz 1 UStG seit 2025 diese Grenzen: Der maßgebliche Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben; im laufenden Kalenderjahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Das sind Umsatzgrenzen, keine Gewinngrenzen.

Der Gesamtumsatz wird nach § 19 Absatz 2 berechnet. Er entspricht nicht automatisch jedem Geldzufluss und nicht deinem EÜR-Gewinn. Die Behördeninformation im Bundesportal erläutert für das Gründungsjahr eine Grenze von 25.000 Euro. Verwende dafür nicht pauschal die 100.000-Euro-Grenze für bestehende Unternehmen.

Wird die maßgebliche Grenze überschritten, ist nach der Behördeninformation bereits der überschreitende Umsatz steuerpflichtig; nicht nur der Betrag oberhalb der Grenze. Kläre den richtigen Zeitpunkt und die Behandlung, bevor du weitere Rechnungen mit Kleinunternehmerhinweis erstellst.

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann trotz niedriger Umsätze zur Regelbesteuerung führen. § 19 Absatz 3 bindet daran mindestens fünf Kalenderjahre. Der Haken in einer Rechnungsvorlage ersetzt keine Prüfung deines steuerlichen Status.

Mindestangaben nach § 34a UStDV

Die folgenden Punkte betreffen eine Rechnung über einen tatsächlich nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreien Umsatz. Die eigene allgemeine Rechnungsliste nach § 14 Absatz 4 ist davon zu unterscheiden.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir als leistendem Unternehmer und vom Leistungsempfänger.
• Deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die in § 34a genannte Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Eine persönliche Identifikationsnummer oder beliebige andere Nummer setzt du nicht ungeprüft an diese Stelle.
• Das Ausstellungsdatum.
• Menge und Art gelieferter Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung. Beschreibe so konkret, dass die vereinbarte Leistung erkennbar ist.
• Das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
• Bei einer vereinbarten Abrechnung durch den Leistungsempfänger oder seinen beauftragten Dritten zusätzlich die Angabe „Gutschrift“. Für eine normale selbst ausgestellte Rechnung ist das kein allgemeiner Pflichtzusatz.

Einen verständlichen Befreiungshinweis verwenden

Eine mögliche sachliche Formulierung lautet: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Entscheidend ist der zutreffende Hinweis auf die tatsächlich geltende Befreiung, nicht ein angeblich einzig erlaubter Mustersatz.

Weise bei diesem steuerfreien Umsatz keine Umsatzsteuer als eigenen Steuerbetrag aus. Die Kleinunternehmerbefreiung ist nicht einfach dasselbe wie eine reguläre Besteuerung mit einem Steuersatz von null Prozent. Ein unberechtigter gesonderter Steuerausweis kann nach § 14c UStG eine Steuerschuld auslösen; eine spätere Korrektur ist gesondert zu prüfen.

Rechnungsnummer und Leistungsdatum sinnvoll ergänzen

§ 34a führt eine fortlaufende Rechnungsnummer und ein gesondertes Leistungsdatum nicht als eigene Mindestangaben auf. Für die eindeutige Zuordnung, Rückfragen und deinen eigenen Überblick sind sie trotzdem hilfreiche Ergänzungen. Vertragliche oder besondere Anforderungen können hinzukommen.

Du kannst beispielsweise einen eigenen Nummernkreis wie KU-2026-0015 verwenden und den tatsächlichen Leistungszeitraum ergänzen. Vergib dieselbe Nummer nicht für unterschiedliche Vorgänge. Die vorgesehene Nummer ist im Beispiel nur ein fiktiver Organisationsvorschlag.

Unser Generator fragt ebenfalls nach Rechnungsnummer und Leistungsdaten. Das Formular unterstützt deinen Ablauf; welche gesetzlichen Mindestangaben im konkreten Fall gelten, prüfst du anhand des passenden Rechnungsfalls.

Was bei Rechnungen bis 250 Euro anders sein kann

§ 34a lässt die Erleichterungen der §§ 33 und 34 UStDV unberührt. Bei einem Gesamtbetrag bis einschließlich 250 Euro kann daher die Kleinbetragsregel nach § 33 relevant sein. Auch dort sind dessen Ausnahmen zu prüfen.

Für diese vereinfachte Kleinbetragsrechnung gehören insbesondere Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art beziehungsweise Umfang der Leistung und die Summe mit dem passenden Steuerbefreiungshinweis dazu. Empfängerdaten und steuerliche Nummer stehen nicht in dieser vereinfachten Mindestliste. Die ausführliche §-34a-Rechnung zu verwenden bleibt davon zu unterscheiden.

Kleinunternehmer und E-Rechnung getrennt betrachten

Nach § 34a UStDV kann eine Kleinunternehmer-Rechnung stets als sonstige Rechnung übermittelt werden. Die besondere Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten E-Rechnung greift für diese Rechnung daher nicht. Ein gewöhnliches PDF bleibt eine sonstige Rechnung und wird durch den Befreiungshinweis nicht zu XRechnung oder ZUGFeRD. Bei der elektronischen Übermittlung als gewöhnliches PDF ist die Zustimmung des Empfängers zu beachten.

Die Empfangsseite ist davon getrennt: Das BMF erläutert, dass auch Kleinunternehmer seit 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Prüfe zusätzliche Empfänger- oder Auftraggeberanforderungen und die Regeln für die elektronische Übermittlung.

Wenn du zur Regelbesteuerung wechselst, müssen die für den neuen Fall geltenden Rechnungs- und E-Rechnungsvorgaben erneut geprüft werden. Eine gespeicherte alte Kleinunternehmer-Voreinstellung solltest du dann nicht unverändert weiterverwenden.

So bereitest du deine nächste Rechnung vor

• Steuerlichen Status und maßgeblichen Umsatzstand prüfen; einen bestehenden Verzicht oder einen Grenzübertritt berücksichtigen.
• Passenden Rechnungsfall wählen: § 34a oder gegebenenfalls vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Stammdaten, Leistung und Betrag aus deinen tatsächlichen Unterlagen übernehmen.
• Befreiungshinweis ergänzen, gesonderten Umsatzsteuerausweis vermeiden und Beträge unabhängig nachrechnen.
• Nummer, Leistungszeitraum und Zahlungsziel für deinen Ablauf ergänzen, Empfängeranforderungen prüfen und die verschickte Fassung nachvollziehbar ablegen.

Was diese Anleitung nicht entscheidet

Der Quellenstand ist der 28. Oktober 2026. Dieser Ratgeber prüft nicht deinen individuellen Status beim Finanzamt. Ausländische Beteiligte, EU-Kleinunternehmerverfahren, Grenzübertritte, besondere Umsätze oder ein Wechsel der Besteuerung brauchen eine konkrete fachliche Prüfung. Die Quellenrecherche ersetzt diese Freigabe nicht.

Nachvollziehbares Beispiel

Fiktive Kleinunternehmer-Rechnung über 540 Euro

Annahmen:

• Die Beispiel-Leistung ist ein inländischer nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreier Umsatz. Die Voraussetzungen seien vorher geprüft; es liegt kein Verzicht vor.
• Sechs Arbeitsstunden zu je 85,00 Euro und vereinbartes Material zu 30,00 Euro. Gesamtbetrag oberhalb 250 Euro, deshalb wird hier die vollständige §-34a-Liste verwendet.
• Die vollständigen Namen und Anschriften beider Seiten sowie eine zulässige tatsächliche steuerliche Nummer stehen auf der Rechnung. Ausstellungsdatum 28.10.2026; ergänzend fiktive Nummer KU-2026-0015 und Leistungszeitraum 20.–22.10.2026.

1. 6 × 85,00 Euro = 510,00 Euro; mit 30,00 Euro Material ergibt sich ein Entgelt von 540,00 Euro.
2. Für den angenommenen steuerfreien Umsatz wird kein Umsatzsteuerbetrag aufgeschlagen und keiner gesondert ausgewiesen.
3. Die Rechnung enthält den Hinweis „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ und wird mit der §-34a-Mindestliste kontrolliert.

Ergebnis: Zu zahlen sind im fiktiven Beispiel 540,00 Euro. Ein gesonderter Umsatzsteuerbetrag gehört bei der angenommenen Befreiung nicht dazu.

Gegenprüfung: Von Hand gegengeprüft: 6 × 85 + 30 = 540. Die Summe der vereinbarten Beträge bleibt ohne Steueraufschlag 540; zusätzlich unabhängige Dezimalrechnung im Test. Pflichtangaben und Befreiungshinweis separat gegen § 34a UStDV gelesen.

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