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Belege für die Steuerberatung: Belegliste und Monats-Checkliste

Für Selbstständige, deren Buchhaltung die Steuerberatung macht. Du trägst jeden Beleg ein, hakst am Monatsende die Checkliste ab und gibst alles mit einem Übergabeprotokoll an deine Kanzlei. So behältst du fehlende Unterlagen und Rückfragen im Blick.

Belege für die Steuerberatung: Belegliste, Monats-Checkliste und Übergabeprotokoll Bild vergrößern
Belegliste mit Prüfspalte, die meldet, was noch fehlt Ampel je Monat: übergeben, vollständig, fehlt etwas, noch offen Monats-Checkliste mit typischen Punkten wie Kontoauszügen und Rechnungen Übergabeprotokoll als druckfertige A4-Seite

Das bekommst du

Dateien & Voraussetzungen

  • XLSXBelege_Steuerberatung.xlsx
  • XLSXBelege_Steuerberatung_Demo.xlsx
  • PDFKurzanleitung.pdf

Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.

Programme laut Produktbeschreibung

  • Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
  • Google Sheets (kostenlos, auch am Handy)
  • LibreOffice Calc (kostenlos)

Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.

Anleitung

So arbeitest du mit der Vorlage

Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.

  1. Einrichten

    Blatt „Start“

    Name oder Firma, Jahr, deine Steuerberatung, Rhythmus (monatlich oder quartalsweise) und die Frist eintragen, z. B. 10 für „bis zum 10. des Folgemonats“.

  2. Belege erfassen

    Blatt „Belege“

    Eine Zeile pro Beleg: Datum, Art, Partner, Betrag, Zahlungsart, Ablageort und Status (fehlt, liegt vor, übergeben). „Fehlt“ heißt: Du weißt, dass es den Beleg gibt, er liegt dir aber noch nicht vor.

    Beispielansicht: Belege erfassen

  3. Monat abhaken

    Blatt „Checkliste“

    Die Punkte der Checkliste durchgehen (✓ = erledigt, – = entfällt diesen Monat). Was bei dir nicht vorkommt, löschen; Eigenes in eine freie gelbe Zeile.

    Beispielansicht: Monat abhaken

  4. Übergeben

    Blatt „Übergabe“

    Zeitraum wählen, Datum und Übergabeweg eintragen, drucken oder als PDF mitschicken. Danach den Status der Belege auf „übergeben“ setzen.

    Beispielansicht: Übergeben

  5. Stand im Blick

    Blatt „Start“

    Die Ampel auf „Start“ zeigt je Monat: übergeben, vollständig, fehlt etwas, noch offen oder kommt noch. Offene Rückfragen sammelst du im Blatt „Rückfragen“.

    Beispielansicht: Stand im Blick

Drucken und als PDF speichern

Druckfertig ist das Blatt „Übergabe“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF.

Grenzen

  • Organisationshilfe zum Sammeln und Übergeben, keine Buchhaltung und keine Steuerberatung.
  • Aufbewahrungsfristen (Stand 2026 in der Regel 8 bzw. 10 Jahre) stimmst du mit deiner Steuerberatung ab.

Wenn etwas nicht klappt

Ich fange mitten im Jahr an.
„Erfassung ab Monat“ auf „Start“ leer lassen: Die Datei beginnt mit dem ersten Monat, in dem etwas eingetragen ist. Oder den Startmonat selbst wählen.
Die Ampel steht auf „fehlt etwas“.
Mindestens ein Beleg hat den Status „fehlt“ oder eine Rückfrage ist offen. Beleg nachreichen oder Rückfrage beantworten.
Wo ändere ich die Auswahllisten?
Belegarten, Zahlungsarten und Ablageorte im Blatt „Listen“.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie geht es im neuen Jahr weiter?
Datei kopieren, Belege und Haken leeren und das Jahr auf „Start“ ändern.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.

Was die Vorlage kann

  • Ampel je Monat: übergeben, vollständig, fehlt etwas, noch offen. Dazu deine nächste Übergabe-Frist, monatlich oder quartalsweise.
  • Meldung in Klartext, z. B. „3 Belege fehlen noch.“
  • Belegliste mit 1.000 Zeilen. Eine Prüfspalte meldet für jede Zeile, was fehlt, z. B. Anlass und Teilnehmer bei Bewirtungsbelegen.
  • Monats-Checkliste mit 14 typischen Punkten: Kontoauszüge, Kreditkarte und PayPal, Kasse, Rechnungen, Online-Rechnungen, Bewirtung, Fahrtkosten, Verträge, private Einlagen und Entnahmen und mehr.
  • Übergabeprotokoll als druckfertige A4-Seite für Monat, Quartal oder Jahr.
  • Liste für Rückfragen der Steuerberatung, mit Antwort und Status.

So einfach geht's

  1. Name, Steuerberatung, Rhythmus und Frist eintragen.
  2. Belege eintragen, sobald sie da sind, oder als „fehlt“ markieren.
  3. Am Monatsende die Checkliste abhaken.
  4. Übergabeprotokoll drucken oder als PDF mitschicken.

Häufige Fragen

Ersetzt die Vorlage eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Sie bucht nichts und rechnet keine Steuern. Sie hilft dir, Belege vollständig zu sammeln und geordnet zu übergeben.
Ich übergebe quartalsweise.
Dann wählst du „Quartalsweise“. Frist, Ampel und Protokoll rechnen dann im Quartal.
Ich fange mitten im Jahr an.
Die Datei startet mit dem ersten Monat, in dem etwas eingetragen ist.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Die Frist hängt von der Unterlagenart und den anwendbaren Vorschriften ab. § 147 AO nennt beispielsweise acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse.

Fristbeginn, Sonderregeln und mögliche Verlängerungen klärst du für deinen Fall mit deiner Steuerberatung. Die Liste ist kein automatisches Belegarchiv.

Die Vorlage ist eine Organisationshilfe und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die Belegübergabe passend vorbereiten

Die Belegliste passt zu dir, wenn du Unterlagen sammeln und den Übergabestand für deine Kanzlei dokumentieren möchtest. Sie enthält auch eine Liste für Rückfragen mit Antwort und Status.

Für eine eigene Auswertung von Einnahmen und Ausgaben kannst du die EÜR-Vorlage ansehen. Wähle nach deiner Arbeitsaufteilung mit der Steuerberatung. Die Belegliste ist ein eigenständiges Angebot und nicht im Selbstständig-Paket enthalten.

Stelle Fragen zum Umfang oder zur Bedienung über die Kontaktwege für Produktfragen.

Passende Hilfen und Vorlagen

Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

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Beispielansichten: Gezeigte Personen und Buchungen sind fiktive Demodaten.