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Fahrten und Fahrtkosten für deinen Privat-Pkw

Datum, Kilometerstände, Ziel und Zweck eintragen. Die Vorlage berechnet die erfassten Kilometer und wertet Fahrten sowie Fahrtkosten nach Fahrtart, Monat und Quartal aus.

Fahrtenbuch und Fahrtkosten: Übersicht mit Kilometern und Diagrammen Bild vergrößern
Fahrtenliste mit Kilometerständen, Ziel, Zweck und Fahrtart Monats- und Quartalsübersicht der erfassten Fahrten und Fahrtkosten Orte und Kunden als Vorschlagsliste für häufige Ziele Produkthinweis zur Fahrtkostenübersicht und ihren Grenzen

Das bekommst du

Dateien & Voraussetzungen

  • XLSXFahrtenbuch.xlsx
  • XLSXFahrtenbuch_Demo.xlsx
  • PDFKurzanleitung.pdf

Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.

Programme laut Produktbeschreibung

  • Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
  • Google Sheets (kostenlos, auch am Handy)
  • LibreOffice Calc (kostenlos)

Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.

Anleitung

So arbeitest du mit der Vorlage

Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.

  1. Einrichten

    Blatt „Start“

    Jahr, Fahrzeug und den km-Stand am 1. Januar eintragen. Erfasst du nur geschäftliche Fahrten, „Alle Fahrten erfassen“ auf „Nein“ stellen.

  2. Fahrten eintragen

    Blatt „Fahrten“

    Pro Fahrt eine Zeile: Datum, km-Stand bei Beginn und Ende, Start, Ziel, Zweck und Fahrtart (Geschäftlich, Wohnung–Betrieb, Privat). Gefahrene km und Pauschale rechnet die Vorlage.

    Beispielansicht: Fahrten eintragen

  3. Häufige Ziele speichern

    Blatt „Orte“

    Kunden und Ziele mit Entfernung speichern. Sie erscheinen unter „Fahrten“ als Vorschlag, dazu siehst du Fahrten und Kosten je Kunde.

    Beispielansicht: Häufige Ziele speichern

  4. Fahrtkosten ablesen

    Blatt „Monate“

    Summen für das Jahr auf „Start“, je Monat und Quartal unter „Monate“, passend für die EÜR.

    Beispielansicht: Fahrtkosten ablesen

Drucken und als PDF speichern

Druckfertig ist das Blatt „Monate“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF.

Grenzen

  • Für den Kilometer-Nachweis mit dem privaten Auto gedacht. Für einen Firmenwagen ist ein Excel-Fahrtenbuch in der Regel kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, weil es sich nachträglich ändern lässt.
  • Pauschalen mit Stand 2026, bitte jährlich prüfen. Keine Steuerberatung.

Wenn etwas nicht klappt

Die Prüfung meldet eine Lücke.
Der km-Stand bei Beginn passt nicht zum Ende der vorherigen Zeile. Fahrten in zeitlicher Reihenfolge eintragen oder, wenn du nur geschäftliche Fahrten erfasst, „Alle Fahrten erfassen“ auf „Nein“ stellen.
Wie trage ich Wohnung–Betrieb ein?
Hin- und Rückweg zusammen in einer Zeile. Die Vorlage rechnet die Entfernungspauschale nur für die einfache Strecke und höchstens einmal am Tag.
Ich fahre mehr als die Hälfte betrieblich.
Dann gehört das Auto steuerlich meist zum Betriebsvermögen, und die km-Pauschale passt oft nicht mehr. Die Vorlage warnt auf „Start“; kläre das mit deiner Steuerberatung.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie geht es im neuen Jahr weiter?
Kopie der Datei anlegen, neues Jahr und den km-Stand am 1. Januar eintragen. Fahrten aus anderen Jahren werden grau und zählen nicht mit.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.

Fahrten nachvollziehbar erfassen

Die Liste bietet bis zu 1.500 Zeilen. Du trägst Kilometerstand zu Beginn und Ende ein und wählst die Fahrtart: geschäftlich, Wohnung–Betrieb oder privat.

Prüfhinweise melden beispielsweise negative Kilometer, Lücken im Kilometerstand, fehlende Angaben oder eine unpassende Reihenfolge. Häufige Ziele und Kunden lassen sich als Vorschlagsliste hinterlegen.

Monate und Quartale überblicken

Die Übersicht fasst Kilometer nach Fahrtart und die berechneten Fahrtkosten zusammen. Auf der Startseite siehst du Gesamtkilometer, Nutzungsanteile und zwei Diagramme.

Die hinterlegten Pauschalen sind anpassbar. Prüfe, welche Werte und welche steuerliche Behandlung für deinen konkreten Fall gelten, bevor du Summen weiterverwendest.

So beginnst du mit der Datei

  1. Beispieldatei öffnen und den Aufbau ansehen.
  2. Jahr, Fahrzeug und Anfangskilometerstand in der leeren Vorlage eintragen; Pauschalen prüfen.
  3. Häufige Ziele optional unter „Orte“ vorbereiten und die einzelnen Fahrten erfassen.
  4. Prüfhinweise bearbeiten und Monats- sowie Quartalssummen kontrollieren.

Für deine Fahrtkostenübersicht

Diese Datei ist für die Organisation geschäftlicher Fahrten mit dem privaten Pkw gedacht. Sie enthält keine unveränderliche Änderungshistorie. Eine steuerliche Anerkennung als ordnungsgemäßes Firmenwagen-Fahrtenbuch wird nicht zugesagt.

Wenn du Einnahmen und Ausgaben selbst zusammenstellst, kannst du die EÜR-Vorlage ansehen. Welche Fahrtkosten du übernehmen darfst, klärst du bei Bedarf mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen zu Fahrten und Fahrtkosten

Muss ich alle privaten Fahrten erfassen?
Du kannst alle Fahrten oder nur die geschäftlichen erfassen. Für die Erfassung nur geschäftlicher Fahrten lässt sich die Lückenmeldung ausschalten. Auswertungen beruhen auf deinen Eingaben und Kilometerständen.
Kann ich die Pauschalen ändern?
Ja. Die Pauschalen für geschäftliche Fahrten und die Entfernungspauschale sind selbst anpassbar. Prüfe die Werte passend zu deinem Fall und dem gewählten Jahr.
Wie nutze ich die Datei im nächsten Jahr?
Lege eine neue Kopie an, passe das Jahr und den Anfangskilometerstand an und prüfe die Pauschalen. Fahrten anderer Jahre zählen in der Auswertung nicht mit.
Ist das eine manipulationssichere Lösung für meinen Firmenwagen?
Nein. Es ist eine bearbeitbare Tabellen-Vorlage für deine Fahrtkostenübersicht. Für Anforderungen an ein steuerlich anerkanntes Firmenwagen-Fahrtenbuch ist eine gesonderte Lösung beziehungsweise Prüfung erforderlich.

Stelle Fragen zur Bedienung oder zum Lieferumfang über die Kontaktwege für Produktfragen.

Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfe Angaben und Ergebnisse vor der Weiterverwendung.

Passende Hilfen und Vorlagen

Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

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Beispielansichten: Gezeigte Personen und Buchungen sind fiktive Demodaten.