KlarVorlagen
Menü

Vereinskasse für Fördervereine von Schule und Kita

Mitgliedsbeiträge, Spenden, Anschaffungen und Schulfeste im Blick behalten: Die Fördervereinsvariante verbindet Kassenbuch, Mitglieder und Beiträge mit passenden Kategorien für euren Schul- oder Kita-Alltag.

Vereinskasse Förderverein: Übersicht mit Kontobeständen und Monatsdiagramm Bild vergrößern
Kassenbuch des Fördervereins mit Buchungen und Schul- und Kitakategorien Beitragsübersicht des Fördervereins mit offenen und bezahlten Beiträgen A4-Kassenbericht der Fördervereinsvariante Prüfprotokoll des Fördervereins mit Soll-Ist-Abgleich

Das bekommst du

Dateien & Voraussetzungen

  • PDFKurzanleitung.pdf
  • XLSXVereinskasse_Foerderverein.xlsx
  • XLSXVereinskasse_Foerderverein_Demo.xlsx

Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.

Programme laut Produktbeschreibung

  • Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
  • Google Sheets (kostenlos im Browser)
  • LibreOffice Calc (kostenlos, auch Linux)

Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.

Anleitung

So arbeitest du mit der Vorlage

Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.

  1. Vereinsdaten

    Blatt „Start“

    Name, Anschrift und vor allem das Geschäftsjahr eintragen.

  2. Konten und Beiträge

    Blatt „Einstellungen“

    Bis zu fünf Konten mit dem Bestand zum 1. Januar, dazu Beitragsarten und Beträge. Kategorien kannst du umbenennen und ergänzen.

  3. Mitglieder erfassen

    Blatt „Mitglieder“

    Eine Zeile pro Mitglied mit eindeutiger Mitglieds-Nr. Sonderfälle (z. B. halber Beitrag) unter „Abweichender Beitrag“.

    Beispielansicht: Mitglieder erfassen

  4. Buchen

    Blatt „Buchungen“

    Jede Einnahme und Ausgabe in eine Zeile, immer als positive Zahl. Bei Beitragszahlungen zusätzlich die Mitglieds-Nr., dann erscheint die Zahlung beim richtigen Mitglied.

    Beispielansicht: Buchen

  5. Berichte

    Blatt „Kassenbericht“

    „Übersicht“, „Beiträge“, „Kassenbericht“ und „Kassenprüfung“ füllen sich von selbst; der Kassenbericht ist druckfertig für die Mitgliederversammlung.

    Beispielansicht: Berichte

Drucken und als PDF speichern

Druckfertig ist das Blatt „Kassenbericht“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF. Das Kassenbuch druckst du über „Auswahl drucken“, nachdem du die belegten Zeilen markiert hast. So entstehen keine leeren Seiten.

Grenzen

  • Arbeitshilfe, keine Steuerberatung. Die Zuordnung der Kategorien zu steuerlichen Bereichen ist eine Orientierung; im Zweifel mit dem Steuerberater klären.
  • Eine Datei pro Geschäftsjahr, Kassenbuch mit bis zu 1.000 Buchungen.

Wenn etwas nicht klappt

Bargeld zur Bank gebracht: Wie buche ich das?
Zwei Zeilen mit der Kategorie „Umbuchung (Geldtransit)“: eine Ausgabe beim abgebenden, eine Einnahme beim empfangenden Konto. Das ändert die Bestände, zählt aber nicht als Einnahme oder Ausgabe des Vereins.
Eine Beitragszahlung erscheint nicht beim Mitglied.
In der Buchung fehlt die Mitglieds-Nr. oder sie ist doppelt vergeben. Bei einer Sammellastschrift jedes Mitglied als eigene Zeile buchen.
Die Prüfung zeigt nicht „OK“.
Es fehlt eine Angabe oder das Datum liegt nicht im Geschäftsjahr von „Start“.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie geht es im neuen Jahr weiter?
Kopie der leeren Vorlage anlegen und die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände in „Einstellungen“ eintragen.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.

Passende Kategorien für euren Vereinsalltag

Ein Förderverein sammelt Beiträge und Spenden und unterstützt Anschaffungen, Ausflüge oder Veranstaltungen. Die vorbereiteten Kategorien helfen euch, diese Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch nachvollziehbar festzuhalten und später im Bericht zu überblicken.

Diese Kategorien sind in der Variante enthalten:

  • Spenden
  • Anschaffungen für Schule / Kita
  • Zuschüsse Klassenfahrten / Ausflüge
  • Projekte und Veranstaltungen für Kinder
  • Weiterleitung an Schule / Kita
  • Verkauf Kuchen & Getränke (Schulfest)
  • Erlöse Basar / Flohmarkt
  • Kosten Schulfest

Kassenbuch, Mitglieder und Beiträge

Die Grundfunktionen entsprechen der allgemeinen Vereinskasse: bis zu 1.000 Buchungen, laufender Saldo und Bestände je Konto sowie eine Prüfspalte für fehlende Angaben.

Für bis zu 500 Mitglieder könnt ihr Beitragsart, Zahlweise und SEPA-Mandat festhalten. Die Beitragsübersicht markiert Beiträge als bezahlt, teilweise bezahlt oder offen.

Ein Kassenbericht für die Mitgliederversammlung und ein Prüfprotokoll mit Soll-Ist-Abgleich und Unterschriftsfeldern ergänzen die Datei.

So richtet ihr die Datei ein

  1. Beispieldatei und Kurzanleitung öffnen und die Schul- und Kitakategorien ansehen.
  2. Konten und Mitgliedsangaben des Fördervereins in der leeren Vorlage einrichten.
  3. Beiträge, Spenden und Ausgaben für Anschaffungen oder Veranstaltungen eintragen.
  4. Kontobestände und Beiträge abstimmen und den Kassenbericht für eure Versammlung vorbereiten.

Diese Variante oder die allgemeine Vereinskasse?

Wählt eine Fassung nach den Kategorien, die zu eurem Verein passen. Die Varianten sind Alternativen derselben Grundvorlage. Ihr müsst sie nicht gemeinsam kaufen.

Vergleicht die allgemeine Vereinskasse mit der Übersicht aller Vereinsvarianten.

Häufige Fragen zu „Kasse Förderverein“

Was bekomme ich beim Kauf?
Die Variante als Excel-Datei, eine ausgefüllte Beispieldatei und eine PDF-Kurzanleitung. Die tatsächlichen Dateinamen und unterstützten Programme stehen oben; der Download läuft über Etsy.
Wie sehe ich offene Beiträge?
Die Beitragsübersicht unterscheidet bezahlt, teilweise bezahlt und offen. Dafür müssen die Mitgliedsangaben und Beitragszahlungen in der Datei gepflegt werden.
Hat die Variante zusätzliche Grundfunktionen?
Der Unterschied liegt in den passenden Kategorien. Kassenbuch, Mitgliederverwaltung, Beitragsübersicht, Bericht und Prüfprotokoll beruhen auf derselben Grundvorlage.

Unsicher, ob die Datei zu eurer Arbeitsweise passt? Hier findet ihr die Kontaktwege für Produktfragen.

Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine fachliche, steuerliche oder rechtliche Prüfung eurer Vereinsunterlagen. Die Kategorien sind keine Zusage zur steuerlichen Behandlung eines konkreten Vorgangs.

Passende Hilfen und Vorlagen

Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

Bildvorschau

Beispielansichten: Gezeigte Personen und Buchungen sind fiktive Demodaten.