Kostenloser Download
Einfaches Kassenbuch Basic
Eine Kasse mit Einnahmen, Ausgaben und laufendem Bestand überblicken.
Vereinskasse komplett: Buchungen, Mitglieder und Beiträge im Blick
Für ehrenamtliche Kassenwarte, die ihre Buchungen nachvollziehbar festhalten und Beiträge überblicken möchten. Die Vorlage verbindet Kassenbuch, Mitgliederverwaltung, Beitragsübersicht und druckbare Berichte in einer Datei.
Beispielansichten: Gezeigte Personen und Buchungen sind fiktive Demodaten.
Das bekommst du
Dateien & Voraussetzungen
- PDFKurzanleitung.pdf
- XLSXVereinskasse_komplett.xlsx
- XLSXVereinskasse_komplett_Demo.xlsx
Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.
Programme laut Produktbeschreibung
- Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
- Google Sheets (kostenlos im Browser)
- LibreOffice Calc (kostenlos, auch Linux)
Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.
Anleitung
So arbeitest du mit der Vorlage
Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.
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Vereinsdaten
Blatt „Start“
Name, Anschrift und vor allem das Geschäftsjahr eintragen.
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Konten und Beiträge
Blatt „Einstellungen“
Bis zu fünf Konten mit dem Bestand zum 1. Januar, dazu Beitragsarten und Beträge. Kategorien kannst du umbenennen und ergänzen.
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Mitglieder erfassen
Blatt „Mitglieder“
Eine Zeile pro Mitglied mit eindeutiger Mitglieds-Nr. Sonderfälle (z. B. halber Beitrag) unter „Abweichender Beitrag“.
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Buchen
Blatt „Buchungen“
Jede Einnahme und Ausgabe in eine Zeile, immer als positive Zahl. Bei Beitragszahlungen zusätzlich die Mitglieds-Nr., dann erscheint die Zahlung beim richtigen Mitglied.
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Berichte
Blatt „Kassenbericht“
„Übersicht“, „Beiträge“, „Kassenbericht“ und „Kassenprüfung“ füllen sich von selbst; der Kassenbericht ist druckfertig für die Mitgliederversammlung.
Drucken und als PDF speichern
Druckfertig ist das Blatt „Kassenbericht“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF. Das Kassenbuch druckst du über „Auswahl drucken“, nachdem du die belegten Zeilen markiert hast. So entstehen keine leeren Seiten.
Grenzen
- Arbeitshilfe, keine Steuerberatung. Die Zuordnung der Kategorien zu steuerlichen Bereichen ist eine Orientierung; im Zweifel mit dem Steuerberater klären.
- Eine Datei pro Geschäftsjahr, Kassenbuch mit bis zu 1.000 Buchungen.
Wenn etwas nicht klappt
Bargeld zur Bank gebracht: Wie buche ich das?
Zwei Zeilen mit der Kategorie „Umbuchung (Geldtransit)“: eine Ausgabe beim abgebenden, eine Einnahme beim empfangenden Konto. Das ändert die Bestände, zählt aber nicht als Einnahme oder Ausgabe des Vereins.
Eine Beitragszahlung erscheint nicht beim Mitglied.
In der Buchung fehlt die Mitglieds-Nr. oder sie ist doppelt vergeben. Bei einer Sammellastschrift jedes Mitglied als eigene Zeile buchen.
Die Prüfung zeigt nicht „OK“.
Es fehlt eine Angabe oder das Datum liegt nicht im Geschäftsjahr von „Start“.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie geht es im neuen Jahr weiter?
Kopie der leeren Vorlage anlegen und die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände in „Einstellungen“ eintragen.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.
Ein Kassenbuch mit nachvollziehbaren Konten
Du wählst Konto und Kategorie für jede Buchung aus. Die Datei führt den Saldo und die Bestände je Konto, etwa Barkasse oder Girokonto. Eine Prüfspalte meldet fehlende Angaben; Umbuchungen zwischen Kasse und Bank werden berücksichtigt.
- Bis zu 1.000 Buchungen
- Auswahllisten für Konten und Kategorien
- Übersicht mit Kennzahlen und Monatsdiagramm
Mitglieder und Beiträge zusammenführen
Für bis zu 500 Mitglieder kannst du Beitragsart, Zahlweise und SEPA-Mandat festhalten. Die Beitragsübersicht unterscheidet bezahlte, teilweise bezahlte und offene Beiträge mit einer Ampel.
Zum Jahresabschluss stehen ein druckbarer Kassenbericht für die Mitgliederversammlung und ein Prüfprotokoll mit Soll-Ist-Abgleich, Prüfpunkten und Unterschriftszeilen bereit.
So startest du mit der Vereinskasse
- Beispieldatei öffnen und Aufbau sowie Anleitung ansehen.
- Die leere Vorlage für euren Verein einrichten und Konten sowie Kategorien prüfen.
- Buchungen und Mitglieder eintragen, Beitragszahlungen erfassen.
- Kontobestände abstimmen und Bericht sowie Prüfprotokoll vorbereiten.
Allgemeine Fassung oder Vereinsvariante?
Die allgemeine Vereinskasse ist der Ausgangspunkt. Für Sport-, Förder-, Kleingarten- und Musikvereine gibt es Varianten mit passenden Kategorien. Es handelt sich um Alternativen derselben Grundvorlage. In der Übersicht der Vereinsvorlagen kannst du sie vergleichen.
Häufige Fragen zur Vereinskasse
Was bekomme ich beim Kauf?
Die Excel-Vorlage, eine ausgefüllte Beispieldatei und eine PDF-Kurzanleitung. Die genauen Dateinamen und Programme stehen oben; der Download erfolgt über Etsy.
Kann ich mehrere Konten führen?
Ja. Du kannst Buchungen einem Konto zuordnen und die Bestände etwa für Barkasse, Girokonto oder Sparkonto getrennt überblicken.
Wie sehe ich offene Beiträge?
Die Beitragsübersicht markiert Beiträge als bezahlt, teilweise bezahlt oder offen. Dafür müssen die zugehörigen Angaben und Zahlungen in der Datei gepflegt werden.
Brauche ich mehrere Vereinsvarianten?
Wähle die Fassung, deren Kategorien zu eurem Verein passen. Die Varianten sind Alternativen und müssen nicht gemeinsam gekauft werden.
Fragen zum Umfang oder zur Bedienung? Nutze die Kontaktwege für Produktfragen.
Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe. Sie ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder fachliche Prüfung eurer Vereinsunterlagen.
Passende Hilfen und Vorlagen
Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.
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Quittungsvorlage für Excel
Quittung ausfüllen, Beträge aufteilen und das Beispiel als Orientierung nutzen.
Übersicht
Excel-Vorlagen für Vereinskasse und Kassenbuch | KlarVorlagen
Vereinskasse als Excel-Vorlage: Kassenbuch, Mitglieder und Beiträge. Vergleiche die allgemeine Fassung und Varianten für Sport-, Förder-, Garten- und Musikvereine.