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Gemeinsame Ausgaben nachvollziehbar aufteilen

Wer hat bezahlt, welchen Anteil übernimmt jede Person und was bleibt auszugleichen? Die Tabellen-Vorlage ordnet eure privaten Gemeinschaftskosten für Paare, WGs und kleine Gruppen.

Gemeinsame Kasse für Paare und WGs mit Ausgaben- und Saldoübersicht Bild vergrößern
Ausgabenliste mit Betrag, zahlender Person und berechneten Anteilen Saldo je Person und Vorschläge für den Ausgleich Vier Möglichkeiten zur Aufteilung gemeinsamer Ausgaben Monatliche Fixkosten mit Beginn, Ende und eigener Aufteilung

Das bekommst du

Dateien & Voraussetzungen

  • XLSXGemeinsame_Kasse.xlsx
  • XLSXGemeinsame_Kasse_Demo.xlsx
  • PDFKurzanleitung.pdf

Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.

Programme laut Produktbeschreibung

  • Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
  • Google Sheets (kostenlos, auch am Handy, alle können gleichzeitig eintragen)
  • LibreOffice Calc (kostenlos)

Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.

Anleitung

So arbeitest du mit der Vorlage

Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.

  1. Einrichten

    Blatt „Start“

    Eure Namen (2 bis 6 Personen) und den Schlüssel: gleich teilen = überall 1, nach Einkommen z. B. 60 und 40.

  2. Fixkosten einmal eintragen

    Blatt „Fixkosten“

    Miete, Strom, Internet mit „Bezahlt von“ und dem Datum „ab“. Die Datei zählt sie jeden Monat automatisch mit.

    Beispielansicht: Fixkosten einmal eintragen

  3. Ausgaben eintragen

    Blatt „Ausgaben“

    Eine Zeile pro Einkauf: Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag und wer bezahlt hat. Aufteilung leer lassen = euer Standard-Schlüssel, sonst „Gleich verteilt“, „Nur für mich“ oder „Individuell“.

    Beispielansicht: Ausgaben eintragen

  4. Quitt werden

    Blatt „Ausgleich“

    Auf „Start“ steht, wer wem wie viel schuldet, und eine kurze Liste mit Überweisungen. Wer gezahlt hat, trägt das unter „Ausgleich“ ein, danach steht der Saldo auf 0.

    Beispielansicht: Quitt werden

Drucken und als PDF speichern

Druckfertig ist das Blatt „Start“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF.

Grenzen

  • Rechenhilfe für private gemeinsame Kosten, keine Rechts- oder Steuerberatung.
  • Bis zu 6 Personen.

Wenn etwas nicht klappt

Pfand zurück oder Erstattung?
Mit Minus eintragen, dann wird es genauso aufgeteilt.
Eine Zeile zählt nicht mit.
Die Spalte „Prüfung“ zeigt, was fehlt. Zeilen ohne „OK“ rechnet die Kasse noch nicht ein.
Jemand zieht aus.
Erst ausgleichen, dann bei den Fixkosten ein „bis“-Datum setzen. Den Namen nicht löschen, solange noch Zeilen von dieser Person in der Liste stehen.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.

Einen gemeinsamen Schlüssel vereinbaren

Tragt zwei bis sechs Personen und eure Standardanteile ein. Ihr könnt gleich teilen oder eigene Verhältnisse festlegen, zum Beispiel 60 zu 40. Die Datei rechnet mit den vereinbarten Anteilen; sie entscheidet nicht, welche Aufteilung für euch passend ist.

Je Ausgabe wählt ihr zwischen Standard-Schlüssel, gleichen Anteilen, „Nur für mich“ oder individuellen Anteilen. Bei 1 / 1 / 0 wird die Ausgabe beispielsweise auf zwei Beteiligte verteilt.

Ausgaben und regelmäßige Kosten zusammenführen

Die Ausgabenliste bietet 1.000 Zeilen für Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag und zahlende Person. 20 Kategorien sind vorbereitet und anpassbar. Prüfhinweise helfen bei unvollständigen Einträgen.

Miete, Strom oder Internet könnt ihr als monatliche Fixkosten mit eigener Aufteilung und Start- beziehungsweise Enddatum hinterlegen. Die Monatsübersicht zeigt Anteile, Bezahltes und Salden.

So beginnt ihr mit eurer gemeinsamen Kasse

  1. Die Beispieldatei mit fiktiver WG ansehen und in der leeren Vorlage eure Namen und den Verteilungsschlüssel eintragen.
  2. Monatliche Fixkosten mit zahlender Person, Beginn und passender Aufteilung vorbereiten.
  3. Einkäufe und andere Ausgaben erfassen; Prüfhinweise bearbeiten, bevor ihr die Auswertung verwendet.
  4. Salden prüfen, tatsächliche Ausgleichszahlungen selbst vornehmen und anschließend im Blatt „Ausgleich“ eintragen.

Ein positiver Saldo bedeutet, dass die Person Geld zurückbekommt. Ein negativer Saldo zeigt einen noch zu zahlenden Anteil. Ausgleichsvorschläge beruhen auf euren erfassten Angaben; eine Bankverbindung oder Zahlungsfunktion ist nicht enthalten.

Gemeinsame Kosten oder das gesamte Budget?

Die gemeinsame Kasse hilft bei der Verteilung privater Kosten zwischen mehreren Personen. Wenn du zusätzlich Einnahmen, Budget und Sparziele überblicken möchtest, vergleiche das Haushaltsbuch.

Die Vorlagen für Haushalt und gemeinsame Kosten zeigen beide Möglichkeiten im Überblick.

Häufige Fragen zur gemeinsamen Kasse

Müssen alle Ausgaben gleich geteilt werden?
Nein. Der Standardschlüssel ist frei wählbar. Für einzelne Ausgaben könnt ihr davon abweichen, gleich teilen, individuelle Anteile eintragen oder „Nur für mich“ wählen.
Was passiert nach einem Ausgleich?
Die tatsächliche Zahlung im Blatt „Ausgleich“ mit Absender, Empfänger und Betrag eintragen. Die berechneten Salden passen sich daran an. Die Datei führt selbst keine Zahlung aus.
Wie lange zählen die monatlichen Fixkosten?
Auf dem Startblatt lässt sich das Datum „Fixkosten bis“ setzen. Bleibt es leer, wird bis heute gerechnet. Für einzelne Posten könnt ihr zusätzlich ein Enddatum hinterlegen.
Was sollte bei einem Ein- oder Auszug beachtet werden?
Erst den bisherigen Stand prüfen und ausgleichen, dann die betroffenen Fixkosten beenden oder anpassen. Namen mit vorhandenen Einträgen nicht einfach löschen. Die Anleitung beschreibt den vorgesehenen Ablauf.

Fragen zum Umfang oder zur Bedienung? Nutze die Kontaktwege für Produktfragen.

Die Vorlage ist ein Rechenhilfsmittel für private gemeinsame Kosten. Prüft Angaben und Ergebnisse zusammen; sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Passende Hilfen und Vorlagen

Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

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Beispielansichten: Gezeigte Personen und Buchungen sind fiktive Demodaten.