KlarVorlagen
Menü

Nebenkostenabrechnung für private Vermieter

Kosten, Mietzeiten und Vorauszahlungen in einer Datei zusammenführen. Die Vorlage verteilt eingetragene Beträge nach dem gewählten Schlüssel und bereitet die Abrechnung je Mietpartei zum Ausdrucken vor.

Nebenkostenabrechnung: Übersicht für private Vermieter mit Fristanzeige und Beispielwerten Bild vergrößern
Kostenliste mit Betriebskostenarten, Beträgen und Umlageschlüsseln Abrechnung je Mietpartei auf einer A4-Seite mit Vorauszahlungen und Ergebnis Einheiten und Mietzeiten zur Berücksichtigung von Mieterwechsel und Leerstand Übersicht mit berechnetem Abrechnungstermin und verbleibenden Tagen

Das bekommst du

Dateien & Voraussetzungen

  • PDFKurzanleitung.pdf
  • XLSXNebenkostenabrechnung.xlsx
  • XLSXNebenkostenabrechnung_Demo.xlsx

Digitaler Download nach dem Kauf über Etsy. Es wird kein physischer Artikel versendet.

Programme laut Produktbeschreibung

  • Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
  • Google Sheets (kostenlos, im Browser)
  • LibreOffice Calc (kostenlos)

Du benötigst ein passendes Tabellenprogramm. Prüfe vor dem Kauf die Voraussetzungen und den enthaltenen Umfang im Etsy-Angebot.

Anleitung

So arbeitest du mit der Vorlage

Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnen automatisch. Die Schritte stammen aus der Anleitung in der Datei; dort steht alles noch ausführlicher.

  1. Objekt und Zeitraum

    Blatt „Start“

    Adresse, Abrechnungszeitraum (höchstens 12 Monate) und deine Vermieterdaten mit Bankverbindung. Die Frist-Ampel zeigt, bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss.

    Beispielansicht: Objekt und Zeitraum

  2. Einheiten und Mieter

    Blatt „Einheiten & Mieter“

    Jede Wohnung mit Bezeichnung und Wohnfläche, darunter jedes Mietverhältnis mit Personen und Vorauszahlung. Ein Mieterwechsel bekommt zwei Zeilen mit Aus- und Einzugsdatum; aufgeteilt wird nach Tagen.

    Beispielansicht: Einheiten und Mieter

  3. Kosten eintragen

    Blatt „Kosten“

    Je Kostenart den Gesamtbetrag für das Haus und den Umlageschlüssel laut Mietvertrag. Verwaltung und Reparaturen sind keine Betriebskosten und gehören in den Kontrollbereich.

    Beispielansicht: Kosten eintragen

  4. Heizung und Warmwasser

    Blatt „Messdienst“

    Je Mieter den Betrag aus der Einzelabrechnung des Messdienstes übernehmen.

  5. Abrechnung drucken

    Blatt „Abrechnung“

    Oben den Mieter wählen: Die Seite füllt sich und passt auf A4. Drucken oder als PDF speichern, dann den nächsten Mieter.

    Beispielansicht: Abrechnung drucken

Drucken und als PDF speichern

Druckfertig ist das Blatt „Abrechnung“ (der Druckbereich ist eingerichtet). Als PDF: Excel Datei › Drucken › „Als PDF“ bzw. „Microsoft Print to PDF“, Google Sheets Datei › Herunterladen › PDF, LibreOffice Datei › Exportieren als › PDF. Bei Abrechnung nach Verbrauch die Einzelabrechnung des Messdienstes beilegen.

Grenzen

  • Organisationshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand 2026. Bei Unsicherheit die Abrechnung prüfen lassen, z. B. von Haus & Grund oder einem Mieterverein.
  • Für 1 bis 10 Wohnungen.

Wenn etwas nicht klappt

Wer zahlt bei Leerstand?
Tage ohne Mieter trägst du als Vermieter. Die Vorlage rechnet das automatisch, wenn Ein- und Auszugsdaten stimmen.
Was darf ich umlegen?
Nur, was im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart ist. Kabel-TV-Entgelte sind seit 1.7.2024 in der Regel nicht mehr umlegbar.
Die Prüfmeldung auf „Start“ ist rot.
Sie nennt den Fehler im Klartext, z. B. „Bei 2 Kostenarten fehlt der Umlageschlüssel.“ Im Blatt „Verteilung“ prüft die Spalte „Probe“ jede Rechnung.
Ich kann eine Zelle nicht ändern. Ist die Datei kaputt?
Nein. Graue Felder rechnen automatisch und sind geschützt, damit keine Formel verloren geht. Der Schutz hat kein Passwort: Überprüfen › Blattschutz aufheben (Google Sheets: Daten › Geschützte Tabellenblätter und Bereiche). Eintragen musst du nur in die gelben Felder.
Wie geht es im neuen Jahr weiter?
Datei kopieren, Zeitraum ändern, Kosten, Messdienst-Beträge und Mieterdaten aktualisieren.
Wie nutze ich die Datei in Google Sheets?
Datei in Google Drive hochladen, mit „Google Tabellen“ öffnen und über Datei › Als Google Tabellen speichern umwandeln. Danach funktioniert sie im Browser, auch am Handy.

Kosten und Umlageschlüssel nachvollziehbar erfassen

Die Kostenliste enthält vorbereitete Betriebskostenarten. Pro Zeile wählst du einen der sechs Schlüssel: Wohnfläche, Personen, Einheiten, Miteigentumsanteil, Verbrauch / direkt oder nicht umlegen.

Das Rechenblatt „Verteilung“ zeigt die einzelnen Rechenschritte und eine Rechenprobe. Ein eigener Kontrollbereich hilft, nicht umgelegte Kosten getrennt zu überblicken.

Mietzeiten, Wechsel und Leerstand berücksichtigen

Du kannst bis zu zehn Wohnungen und zwanzig Mietverhältnisse mit Ein- und Auszug, Personen und Vorauszahlungen erfassen. Die Datei berücksichtigt die eingetragenen Zeiträume und zeigt verbleibende Leerstandsanteile.

Prüfmeldungen weisen beispielsweise auf fehlende Umlageschlüssel oder sich überschneidende Mietzeiten hin. Sie ersetzen die Kontrolle deiner Eingaben und Vereinbarungen nicht.

Heizkosten aus der Messdienstabrechnung

Für Heizung und Warmwasser erwartet die Vorlage bereits ermittelte Beträge je Mietpartei, etwa aus einer vorhandenen Messdienstabrechnung. Diese Beträge trägst du direkt ein. Die Vorlage berechnet keine eigene verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung.

Von den Belegen zur druckbaren Abrechnung

  1. Abrechnungszeitraum, Vermieterangaben und Vorauszahlungen vorbereiten.
  2. Einheiten, Wohnflächen und die tatsächlichen Mietzeiten eintragen.
  3. Kosten und die zu euren Vereinbarungen passenden Schlüssel erfassen; Heizkostenbeträge je Mietpartei übernehmen.
  4. Verteilung und Hinweise prüfen, Mietpartei auswählen und die A4-Abrechnung drucken oder als PDF speichern.

Die Ausgabe enthält Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, zugeordnete Beträge und Vorauszahlungen. Nachzahlung oder Guthaben werden in Klartext dargestellt. Eine optionale Aufstellung der anteiligen Arbeitskosten ist ebenfalls enthalten.

Häufige Fragen zur Vorlage

Für wie viele Wohnungen eignet sich die Datei?
Die Vorlage ist für ein bis zehn Wohnungen und bis zu zwanzig Mietverhältnisse ausgelegt. So kannst du auch eingetragene Mieterwechsel berücksichtigen.
Berechnet die Vorlage Heizkosten aus Verbrauchswerten?
Nein. Du übernimmst bereits ermittelte Heiz- und Warmwasserkosten je Mietpartei, beispielsweise aus einer Messdienstabrechnung.
Was geschieht bei Leerstand?
Die Datei berücksichtigt die eingetragenen Mietzeiten und weist verbleibende Leerstandsanteile je Kostenart aus. Prüfe dafür besonders die Ein- und Auszugsdaten sowie deine Verteilung.
Kann ich den Zeitraum selbst wählen?
Ja. Du trägst den Abrechnungszeitraum selbst ein. Für den nächsten Zeitraum verwendest du eine neue Kopie und aktualisierst Eingaben und Beträge.
Ist damit die Abrechnung rechtlich geprüft?
Nein. Die Vorlage rechnet mit deinen Eingaben und strukturiert die Ausgabe. Sie prüft weder Mietvertrag noch Umlagevereinbarungen oder die rechtliche Zulässigkeit einzelner Positionen.

Rahmen und weitere Fragen

Den gesetzlichen Rahmen beschreiben § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten und § 2 BetrKV: Aufstellung der Betriebskosten. Welche Regelung auf deinen konkreten Fall zutrifft, braucht eine gesonderte Prüfung.

Stelle Fragen zur Bedienung oder zum Lieferumfang über die Kontaktwege für Produktfragen. Alle Vorlagen für Vermieter findest du in der Übersicht.

Die Datei ist eine Organisationshilfe und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige fachliche Prüfung deiner Abrechnung. Prüfe Angaben, Belege und Vereinbarungen vor dem Versand.

Passende Hilfen und Vorlagen

Wähle die Hilfe, die zu deinem nächsten Schritt passt. Die Vorlagen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

Bildvorschau

Beispielansichten: Gezeigte Personen und Buchungen sind fiktive Demodaten.